E-invoicing für B2G Transaktionen bald weitgehend gesetzlich verpflichtend: Beispiel Italien (Whitepaper)

(Dezember 2020) Ab dem 27. November 2020 ist E-invoicing für einen großen Teil der B2G- (Business-to-Government) Transaktionen gesetzlich verpflichtend. Vor allem im Gesundheitswesen werden Unternehmen damit konfrontiert sein, sich genau an die Vorgaben dieser gesetzlichen Pflicht zu halten, da jegliche Unterbrechung in der Lieferkette von Medizinprodukten ernste Auswirkungen auf Patienten und deren Gesundheit haben kann.

Für solche Störungen könnten Lieferanten verantwortlich sein, die nicht-konforme Rechnungen schicken. Für Unternehmen ist es folglich von Vorteil, genau informiert zu sein, um eine fristgerechte Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

Die Relevanz der elektronischen Rechnungsstellung in unsicheren Zeiten

Die Pandemie hat gezeigt, wie wichtig es für Unternehmen in unwägbaren Zeiten ist, in den Themen der Digitalisierung stets auf dem Laufenden zu sein. Sie werden widerstandsfähiger, haben einen schnelleren Zugriff auf Informationen und können etwaige mögliche Diskrepanzen schneller erkennen. Zudem können langfristig enorme Kosten gespart werden, wie es am Beispiel Italiens deutlich wird: Das Land konnte anhand elektronischer Beschaffungssysteme über 3 Milliarden Euro einsparen. Es ist zudem bewiesen worden, dass durch jede elektronische Rechnungsstellung zwischen 5 und 15€[1] und 1-2 Prozent des Gesamtumsatzes eingespart werden können[2]. Die Vorteile sind also bemerkenswert. Doch da die Frist für die gesetzliche Verpflichtung des E-invoicing immer näher rückt, wird es für Unternehmen umso wichtiger, sich die Schritte einer erfolgreichen Implementierung bewusst zu machen. Unternehmen, die diesen strategischen, vorausschauenden Ansatz verfolgen, werden ihre digitale Transformation reibungsloser gestalten und größeren Nutzen daraus ziehen.

Erfolgreiche E-invoicing-Integration in Deutschland

Es gibt verschiedene Punkte, auf die Unternehmen achten sollten, wenn sie eine reibungslose E-invoicing-Integration erzielen und maximalen Nutzen aus der Umstellung ziehen möchten. Beispielsweise ist es wichtig, die Workflows zum Erstellen, Übertragen, Sortieren und Rückverfolgen von Arbeitsabläufen und Dokumenten zu automatisieren. So wird die Effizienz maximiert. Es ist ebenfalls von höchster Bedeutung, dass sich alle Beteiligten an strenge Datensicherheitsrichtlinien halten. Diese basieren zumeist auf  strukturierten und automatisierten Kommunikationsprozessen zwischen den jeweiligen Unternehmensbereichen oder Dritten. Dies führt dazu, dass die Kosten für die Einhaltung von Vorschriften gesenkt und dadurch größere Genauigkeit und Transparenz gewährleistet werden. Diese Kommunikationsprozesse sollten über mehrere Kanäle stattfinden, wie E-Mail und Web EDI u.a., wodurch die Flexibilität erhöht wird.

Langfristig Nutzen ziehen

Schritte wie diese benötigen eine Investition für zusätzliche Ressourcen, doch langfristig werden Unternehmen davon profitieren, da sie überdies für weitere Digitalisierungsmaßnahmen besser vorbereitet sind. Die elektronische Rechnungsstellung ist für viele der erste Schritt bei der Implementierung verschiedener Formen des elektronischen Datenaustauschs (Electronic Data Interchange (EDI). Unternehmen, die diesen strategischen, vorausschauenden Ansatz verfolgen, werden ihre digitale Transformation reibungsloser gestalten und größeren Nutzen daraus ziehen.

Auch wenn Unternehmen grundsätzlich bereit sein mögen, die Vorteile der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung zu nutzen, werden gesetzliche Fristen und die Auswirkungen der anhaltenden Gesundheitskrise sie zusätzlich unter Druck setzen. Profunder Expertenrat wird daher für eine effiziente Implementierung von entscheidender Bedeutung sein. Die Zusammenarbeit mit einem Integrationspartner spart Zeit und Ressourcen, indem dieser über eine umfassende Erfahrung, unter anderem auf dem italienischen Markt, verfügt sowie auf ganzheitliches Verständnis für digitale Transformation sowohl im B2G- als auch im B2B-Bereich zurückgreifen kann. Dies sind wichtige Bausteine, um die Implementierung einer interoperablen, flexiblen und skalierbaren Lösung sicherzustellen und allen künftigen Digitalisierungsanforderungen gerecht werden zu können.

Sie können das Whitepaper von Tesisquare in voller Länger herunterladen: „E-invoicing – die Suche nach dem idealen Partner“

[1] European Central Bank, E-Invoicing: Bringing the payment process fully into the digital age, 2016 ; European Commission, e-Invoicing Benefits Analysis, 2019

[2] Billentis, Business Case: E-Invoicing/E-Billing, 2017

Quelle Text: Philip Wendl, Tesisquare

Quelle Bild: Fotolia, santiago silver