(Februar 2024) Die Mehrheit der Bevölkerung in Deutschland (92 Prozent) ist der Meinung, dass das Gesundheitswesen eine grundlegende Reform benötigt. Durch die Automatisierung manueller, ineffizienter und zeitaufwändiger Aufgaben erhält das medizinische Personal mehr Zeit, um sich auf ihre Kernaufgabe, die Patientenversorgung, zu konzentrieren.

Gesundheitseinrichtungen stehen neben dem Personalmangel vor technologischen Herausforderungen, sowohl bei der Integration neuer Technologien als auch bei der sicheren Verarbeitung von Daten. Viele Einrichtungen verwenden immer noch veraltete Legacy-Systeme, die Informationssilos schaffen und den Zugriff auf wichtige Informationen behindern. Hinzu kommt, dass die manuelle Datenübertragung zu ineffizienten Arbeitsabläufen führt, während Daten aus Pflege und Forschung in verschiedenen Softwaresystemen erfasst und gespeichert werden, was die Zusammenarbeit erschwert.

Die Einführung von Robotic Process Automation (RPA), Künstlicher Intelligenz (KI), Machine Learning (ML) und Business Process Management (BPM) bietet im Gesundheitswesen zahlreiche Vorteile. Diese Technologien werden im Rahmen der Intelligenten Automatisierung (IA) kombiniert, um eine digitale Belegschaft (Digital Worker) zu schaffen.  Mitarbeiter in Gesundheitsorganisationen werden somit unterstützt und die Effizienz sowie die Qualität der Versorgung wird verbessert, ohne die Patientendaten zu gefährden.

Prozessoptimierung und Zeitersparnis durch automatisierte Abläufe

Im Gesundheitswesen gibt es viele manuelle, ineffiziente und zeitaufwändige Back-End-Prozesse. Durch die Automatisierung von Routineabläufen wie beispielsweise die Erstellung von Reports besteht die Möglichkeit, manuelle und sich überschneidende Prozesse zu optimieren. Dadurch erhält das medizinische Personal mehr Zeit, um sich auf ihre Kernaufgabe, eine möglichst intensive Patientenversorgung, zu konzentrieren. Darüber hinaus können durch automatisierte Prozesse bei Arbeitsschritten wie der Ausstellung von Überweisungen oder der Verwaltung von Wartelisten wichtige Zeit gespart und kritische Arbeitsüberhänge abgebaut werden.

Gesundheitsdienstleister können von der Vorabgenehmigung über die Kodierung und Überweisung bis hin zu allen dazwischen liegenden Arbeitsschritten durch Intelligente Automatisierung eine effiziente Verwaltung ihres Umsatzzyklus sicherstellen. Auf diese Weise werden Mitarbeiter von Aufgaben wie Versorgungskostenrückforderungen, Klärung von Zahlungsverantwortlichkeiten oder Klärung von Anspruchsberechtigungen befreit. Auch bei der Rechnungsbearbeitung bietet Intelligente Automatisierung immense Vorteile. So erreichen Krankenhäuser und andere klinische Einrichtungen unterschiedlichste Rechnungstypen, die bislang vom Eingang bis zur Zahlung manuell verwaltet wurden. Durch intelligente Automatisierung in Kombination mit Dokumentenklassifizierung und -erkennung können Rechnungsinformationen gelesen, in die relevanten Systeme eingegeben und automatisiert in der gesamten Organisation verteilt werden.

Mehr Kontrolle und Transparenz senkt administrative Aufwände und erhöht die Compliance

Effizientes Controlling und Reporting sind in Kliniken und Pflegeeinrichtungen entscheidend, um Schwachstellen zu identifizieren und den administrativen Aufwand zu reduzieren. Automatisierung bietet vielfältige Einsatzmöglichkeiten, von der Erstellung von Arztbriefen mit Datenübernahme aus der Patientenakte bis zur automatisierten Anlage von Operations-Dokumentationen. Stationen profitieren durch eine automatisierte Erfassung medizinischer Daten bei der Aufnahmen neuer Patienten, was zu beschleunigten Abläufen und einem Echtzeit-Überblick führt. Die Intelligente Automatisierung verbessert die Qualität der Behandlung durch konsistente Informationsbasis und reduziert Fehler bei manuellen Notizen. Im sich ständig entwickelnden regulatorischen Umfeld des Gesundheitswesens gewährleistet Intelligente Automatisierung, dass Unternehmen moderne Systeme nutzen und alle Vorschriften zu Datensicherheit, Datenschutz und medizinischer Prüfung einhalten.

Umsetzung einer erfolgreichen Automatisierungsstrategie

Um betriebliche Prozesse erfolgreich zu automatisieren, sollten realisierbare Automatisierungsmöglichkeiten durch eine gründliche Untersuchung aller betroffenen Prozesse identifiziert werden. Process-Intelligence-Lösungen unterstützen die Organisationen dabei, neben den offensichtlichen Kandidaten weitere geeignete Prozesse zu erkennen und Optimierungen vorzunehmen. Mitarbeiterbeteiligung, Schulungen und klare Kommunikation sind entscheidend, während die Geschäftsführung eine Schlüsselrolle bei der Integration spielt. Die Einrichtung eines Centers of Excellence (CoE) gewährleistet eine strategiekonforme Überwachung der Initiative, und nach der Implementierung sind ein kontinuierlicher Betrieb sowie eine langfristige Skalierungs- und Wartungsstrategie erforderlich, einschließlich klar definierter Rollen und Fähigkeiten sowie einer flexiblen Infrastruktur.

Chancen der Automatisierung schnell ergreifen

Viele Gesundheitsunternehmen zögern, die offensichtlichen Vorteile der Intelligenten Automatisierung, wie sie etwa von SS&C BluePrism angeboten wird, zu erkennen, da sie befürchten, dass dies erhebliche finanzielle, personelle und zeitliche Ressourcen erfordert. Doch die Implementierung einer digitalen Belegschaft optimiert nicht nur die Patientenversorgung, sondern reduziert auch Fehler in der Back-Office-Verarbeitung. Außerdem wird das Gesundheitspersonal von administrativen Aufgaben entlastet und sie sind so in der Lage, sich verstärkt der Patientenbetreuung zu widmen.

Quelle Text:  SS&C Blue Prism

Quelle Bild: © TU Berlin/PR/Felix Noak